記帳業務について困っている人必見！年末から3月に慌てないための上手な領収書の入力方法とは？

副業でも確定申告をしなかったので後々になって大きな税金の支払い請求が来てしまった…

領収書の取りまとめ方もわからないままに確定申告もどうしていいかわからなくて…

ということが起きないために、しっかりと管理をしておく必要があります。

起業した後、領収書を効率的にまとめることは、経理作業の手間を減らし、税務対策にも役立ちます。

以下に、領収書の上手なまとめ方と管理方法を紹介します。

領収書、財布に入れっぱなしになってませんか？おススメ保存方法をご紹介

1. 領収書の保存方法を決める

• デジタル化：
  領収書をスキャンしてデジタル保存する方法が一般的です。今ではスマホから撮った写真をデータ化することも可能です。データはクラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）を活用して、分類して保管すると、後で探しやすくなります。また、日本では、電子帳簿保存法に従うことで紙の領収書をデジタル保存して税務署に提出できます。
  • おすすめツール：スキャンアプリ（CamScanner、Adobe Scanなど）を使って領収書をスマホで簡単にスキャンする。
• 紙の保存：
  紙で保管する場合は、クリアファイルや月ごとにまとめたファイルを使用。月ごとやカテゴリーごとにファイルを分けると、後で参照しやすいです。

紙の領収書を取り扱うときに注意すること

レシートは、長期間保管すると感熱紙は文字が消えてしまう可能性があります。

必ず早めに電子データ化してしまう事をお勧めします。

また食事に行ったときのレシートなどは、誰と一緒にどんな目的で行ったのか、という事を裏書きでかいておくと税理士さんも確認しやすく経費の入力の説明を後日口頭で時間をかけて行う必要がなくなります。

2. カテゴリー別に分類する

領収書を整理する際、以下のようにカテゴリー別に分けて管理すると便利です。

• 交通費：電車やタクシー代、ガソリン代などの領収書。（白色申告では旅費交通費に分類）
• 接待交際費：取引先との会食や贈答品の領収書。
• 通信費：インターネット料金や携帯電話料金など。
• 消耗品費：文房具や事務用品など、日常業務で使用するもの。
• 光熱費：オフィスの電気代や水道代など。
• 設備費：パソコンやオフィス家具などの大きな支出。

その他、定期購入する資料や、車の燃料費、また郵便や荷物の発送にかかった費用、印紙、銀行の手数料など、様々な費用があります。

分類は細部にわたりますが、細かく分類すると後から入力が楽になります。

3. 領収書の記載内容を確認する

領収書に以下の情報が正しく記載されているか確認しましょう。

不足している情報がある場合、取引先に再発行を依頼するか、自分で補記する必要があります。

記載内容だけではわからないことが多いときは、自分で追加記入をして保管をしておくことが望ましいです。

• 日付：領収書の発行日。
• 金額：税込みの金額が正しく記載されているか。
• 取引内容：何を購入したか、または何のサービスを受けたか。
• 発行者名：発行者（会社名や店舗名）。
• 宛名：自分の会社名や個人名。

4. 経費精算ソフトを活用する

手作業で領収書を管理するのは大変なので、経費精算ソフトを利用すると効率的です。

• クラウド型会計ソフト：
  freee、マネーフォワード、弥生などのクラウド型会計ソフトは、領収書を簡単に管理でき、税務申告の際にも役立ちます。これらのソフトは領収書を写真で読み込み、自動で仕訳をしてくれる機能もあります。
• 銀行やクレジットカードと連携：
  銀行口座やクレジットカードと連携することで、経費の支払い記録も自動的に取り込まれます。

5. 定期的にチェック＆整理する

• 月次で整理：
  領収書は溜め込まず、月に一度はまとめて整理する習慣をつけましょう。月末に領収書を整理し、カテゴリーごとにファイル分けやデジタル保存をしておくと、年末の確定申告時に混乱しません。
• チェックリストを作成：
  月次や四半期ごとに、領収書がすべて揃っているか、必要な情報が記載されているかを確認するためのチェックリストを作るとミスを防ぎやすいです。

6. 税理士や会計士に相談

特に起業したてのころは、経費の仕訳や税務処理について不明な点が多いことがあります。

税理士や会計士に相談することで、より効率的に経理作業を進められるだけでなく、節税対策もアドバイスしてもらえます。

領収書の整理方法も含めて、適切なアドバイスをもらうことができるでしょう。

それでも自分でやるのが面倒という人は代行業者に依頼！

自分で領収書をまとめる事も面倒！誰かがやってくれないかな・・という方もいるかもしれません。

事務を雇うのは人権費もかかるけど、代行業者に頼めば作業効率も上がるので、自社で経費の入力をする手間を大幅にカットできます。

人件費のカットだけでなく、作業効率のアップにもつながります。

milimiliでは、経費入力代行業務も行っています。

資料を郵送していただくだけでOKです。

あとは事前に打ち合わせした入力方法で作業をして皆さんの経費の入力をします。是非ご検討くださいね。

まとめ

領収書は個人事業主にとっては大切な事業内容のまとめをする資料です。

すこしでも経費を計算して、確定申告をするときに、間違いの無い申告をするためにも、領収書は毎月の仕分け入力をしましょう。

• 領収書はデジタル化し、クラウドストレージや経費精算ソフトで管理する。
• カテゴリー別に分類し、定期的に整理する。
• 税理士や会計士に相談して、適切な処理方法を確認する。
• 代行業者に依頼する